近日看到新聞說政府要推出垃圾徵費措施，目的是減廢和環保，相信這2個目的沒有人會反對，但以垃圾徵費這措施來實現這此目標，則引發社會激烈討論。這不禁令筆者想起網絡巨頭阿里巴巴（09988）曾推出的一項福利。

阿里巴巴的免費晚餐

多年前，阿里巴巴曾經針對加班員工推出了一項福利，即公司免費提供晚餐。但這項福利帶出一個問題——如何確定這些員工真的需要加班，而不是只是想蹭飯吃呢？為了解決這個問題，公司設立了申請制度，讓員工必須向上級主管提出申請，經審批後才能拿到晚餐券。

這個制度看起來很合理，但只考慮到了「顯性成本」（Explicit Cost），並未考慮到執行這個制度所需要的「隱性成本」（Implicit Cost），例如加班員工需要額外花時間填申請表，主管需要額外花時間去審批，以及會計單位的稽核等。這些額外的時間成本很高，卻很容易被忽視。後來，因員工們嫌麻煩，索性棄而不用。於是，阿里巴巴進行了改革，取消了這個申請制度，讓加班員工可以直接去食堂用餐。同時，公司向員工明示：「加班晚餐是給加班員工吃的，你不加班最好不要吃。不過，如果你今天確實覺得很累，回去不想做飯，想吃完以後再回去，也沒關係。」

這個改革顯然更加符合員工的需求，也更加省事省力。在這個新制度下，公司發現並沒有出現大批非加班員工蹭飯的現象，而新增的加班餐費也沒有超出預算。相比之下，之前的申請制度浪費了大量的時間和成本，而新制度卻真正實現了「降本增效」的目標。

Netflix出差費用報銷

事實上，像Netflix早就發現了這個降本增效的秘密：不是通過嚴格規章制度來管理員工，而是通過簡化規章制度，讓員工自主決策，節省管理成本。Netflix的員工出差時，公司並沒有嚴格規定員工，能否坐商務艙、入住多少錢的酒店、招待客戶的費用標準等等，而是讓員工自己決定，只要符合「組織利益至上」的原則。這種自主決策的方式看起來可能會讓管理者感到不安，但實際上卻能夠大大提高效率，減少管理成本。

從以上3件事可知，任何單位為要實現目標所推出的政策，除了要目標為本外，還要考慮執行的難度和成本。

筆者在職場打滾多年，經常聽到同事們不是批評公司規章太多，難以盡記，便是說規章制度不清楚，難以跟從。更甚的是，有些人遇爭駁時，便化身為律師鑽空子，爭取自身利益。雖然同事們每年都會把簡規減章當成目標，但事與願違，規章卻愈來愈多，從未減少過。

這除了人性外，也反映了管理層對基層缺乏信任，依賴規章制度來管理。相反，如果受眾的平均素質好，便可仿傚阿里巴巴和Netflix般信任員工，強調一些核心原則和價值，然後讓他們自主決策，實現更高效的管理方式。

總之，要找到一個平衡點，除避免過度依賴規章制度，或者過度自由，更要建立起信任和責任的文化，讓成熟的員工能夠自主決策。如果能夠做到這一點，就能夠實現真正的降本增效，提高企業效率和競爭力了。

(原文刊登於2023年7月15日 iMoney <一時佳話> —《企業降本增效的秘訣?》)